Rundbrief

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Hier der aktuelle Rundbrief vom 7. September 2020

Rundbrief – Einfache Tipps für ein entspanntes Zeitmanagement

Einfache Tipps für ein entspanntes Zeitmanagement

Liebe Leser

und all jene, die ich auf ihrem Weg begleiten darf,

viele meiner Klienten beklagen immer wieder, dass Sie zu wenig Zeit für sich finden. Dass Sie alles im „Schnelldurchmarsch“ erledigen und ehe sie sich versehen, der Tag vorbei ist – ohne dass Sie wirklich Zeit für sich selbst gefunden haben. Und dass es immer wieder passiert, dass Sie etwas vergessen, weil einfach zu viel zu erledigen ist. Dem entgegen zu wirken ist gar nicht schwer. Zeitmanagement-Tipps können Ihnen helfen mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben zu haben.

  • Sie brauchen die Tipps nur umsetzen – kompromisslos umsetzen – und Sie werden mehr Zeit für sich, Ihre Familie und Ihre Hobbys haben.
  • Machen Sie sich bewusst: Ihre Zeit ist wertvoll und ein kostbareres Gut.

Arbeiten Sie mit einer Aufgabenliste

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Aufgaben ordentlich organisiert abarbeiten. Das wiederum funktioniert nur, wenn Sie eine Aufgabenliste führen.

Ob Sie diese per Computer oder per Hand führen, ist nicht so wichtig. Hauptsache Sie führen sie.

  • Setzen Sie für alle Aufgaben auf dieser Liste ein Zeitlimit und notieren dieses neben der jeweiligen Aufgabe.
  • Ordnen Sie die Aufgaben auf Ihrer Liste nach Prioritäten und arbeite sie dann Schritt für Schritt ab.

Wie Sie diese Aufgabenliste erstellen und managen, zeige ich Ihnen gerne in dem zweistündigem Coaching „Durch Struktur ein gutes Selbstmanagement“.

Setzen Sie Prioritäten

Wie im ersten Tipp schon erwähnt, sollten Sie Ihre Aufgaben stets nach Prioritäten auflisten, um sie so Schritt für Schritt (von der wichtigsten bis zur am wenigsten wichtigsten) abarbeiten zu können.

Ich gehe dabei folgendermaßen vor:

  • Zu allererst erledige ich die unangenehmste Aufgabe des Tages.
  • Im Anschluss folgt die wichtigste Aufgabe des Tages.
  • Erst danach kommen die wichtigen und dringenden Aufgaben.
  • Jetzt folgen noch die nicht dringenden, aber wichtigen (also die terminierten) Aufgaben.
  • Den Rest des Tages verbringe ich mit weniger wichtigen Aufgaben, die aber auch erledigt werden wollen.

Die Prioritäten richtig zu setzen, ist einer der wichtigsten Zeitmanagement-Tipps.

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Planen Sie Ihren Tag

Eigentlich haben wir das mit den ersten beiden Zeitmanagement-Tipps ja schon erledigt, allerdings fehlen da zur Tagesplanung noch ein paar Bestandteile.

  • Nachdem Sie nun die Prioritäten richtig gesetzt haben, dürfen Sie Ihre Aufgaben in einem Stundenplan unterbringen.
  • Das bedeutet, Sie setzen sich für jede Ihrer Aufgaben einen Zeitrahmen und tragen diesen in den Kalender ein.
  • So haben Sie stets den Überblick, was als nächstes zu erledigen ist und wie viel Zeit Ihnen zur Erledigung bleibt.

Arbeiten Sie mit Wochen- und Tageszielen

Ziele helfen Ihnen dabei, sich stets auf das Wichtige zu fokussieren. Ihre Ziele stellen also den roten Faden dar, mit dem Sie sich durch die Woche oder durch Ihren Tag arbeiten.

  • Indem Sie diese Ziele festlegen, haben Sie den Fokus ganz automatisch (wie ein Autopilot) auf das Wichtige gerichtet.
  • Wesentlich dabei ist jedoch, dass diese Ziele immer schriftlich festgehalten werden.

Machen Sie es sich zur Regel, niemals ohne ein Ziel in eine neue Woche oder einen neuen Tag zu starten.

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Eliminieren, automatisieren und delegieren

Diese drei Schritte sind essenziell, wenn es darum geht, sich die Zeit besser einzuteilen. Unter allen Zeitmanagement-Tipps dieser Welt, werden Sie kaum einen besseren finden.

  • Beginnen wir zunächst einmal mit dem Eliminieren:

Eliminieren Sie alle Aufgaben, Projekte und Dinge, die für Sie keinen Nutzen mehr haben. Glauben Sie mir, es gibt genug davon. Durchforsten Sie in den nächsten Tagen Ihre Aufgabenliste und Sie werden mit Sicherheit fündig werden. Hinterfragen Sie dazu einfach bei jeder Ihrer Aufgaben den Sinn, der dahinter steht.

  • Im zweiten Schritt automatisieren Sie dann so viel wie möglich.

Automatisierungen festzulegen ist in unserem Technik-Zeitalter überhaupt nicht mehr schwer. So können Sie zum Beispiel Regeln für Ihren E-Mail Posteingang definieren.

  • Im dritten Schritt heißt es dann zu delegieren.

Alles was Sie nicht eliminieren und nicht automatisieren konnten – und was nicht wichtig genug ist, um es selbst tun zu müssen – sollten Sie auf alle Fälle delegieren.

Mit diesen drei einfachen Schritten habe ich meinen Klienten schon stundenweise freie Zeit verschafft. Auch Sie können das schaffen!

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Arbeiten Sie ähnliche Aufgaben geblockt ab

  • Ganz egal, ob es sich dabei um E-Mails, administrative Arbeiten oder sich stets wiederholende Tätigkeiten handelt –  versuchen Sie so viel wie möglich davon geblockt abzuarbeiten.
  • Für diese geblockten Arbeiten lege ich mir eigene Zeiträume im Laufe des Tages (zum Beispiel für meine E-Mails) oder im Laufe der Woche (zum Beispiel der Freitag für meine administrativen Arbeiten) fest. So brauche ich diese Dinge nur zu sammeln und beschäftige mich erst zu einem speziell festgelegten Zeitpunkt damit.

Erledigen Sie kleine Aufgaben während Wartezeiten

Kleinere Aufgaben lassen sich ohne Probleme auch zwischendurch abarbeiten.

  • Wenn Sie also zum Beispiel auf die öffentlichen Verkehrsmittel, auf eine Verabredung oder einen Arzt-Termin warten, dann ist es der richtige Zeitpunkt, um diese kleinen Dinge zu erledigen.

Ich beantworte in solchen Zeiten am liebsten WhatsApp-Nachrichten, entleerte den Foto-Speicher auf meinem Smartphone, mache Beckenboden-Übungen oder übe Vokabeln für meinen Spanisch-Kurs.

  • Wenn Sie schon auf wen oder etwas warten müssen, dann darf die Wartezeit gerne sinnvoll genutzt werden.
                                                             Bildergebnis für bild  wartezeit sinnvoll nutzen

Diktieren statt zu tippen

  • Mittlerweile lässt sich schon sehr viel mit Spracheingabe erledigen. So können Sie zum Beispiel Sprachnachrichten über WhatsApp versenden.
  • Dann haben Sie nicht nur beide Hände frei, sondern Sie sind dazu bis zu dreimal schneller als mit dem Tippen.

 Geben Sie Zeitdieben keine Chance

Zeitdiebe gibt es viele: Das können Personen in Ihrem Umfeld sein, Social Media Anwendungen, Perfektionismus oder Dinge, die Sie eigentlich gar nicht mehr tun müssten und nur noch machen, weil Sie sie schon immer gemacht haben.

  • Versuchen Sie solche Zeitdiebe zu finden und eliminieren Sie sie so schnell wie möglich.
  • Gehen Sie einfach in den nächsten Tagen achtsam durch Ihren Tag und halte immer wieder Ausschau nach solchen Zeitdieben. Ich bin mir sicher, Sie werden einige davon finden.

 Lernen Sie „nein“ zu sagen

Ja, dass „Nein“ sagen kann man lernen.

  • Es ist sogar überlebenswichtig, wenn Sie produktiv und effizient sein möchten.
  • Und wenn Sie mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben haben möchten.

Wie Sie einfach und ohne Kopfweh „nein“ sagen können – auch das können wir üben und in Ihr Leben einbringen.

Unter all diesen Zeitmanagement-Tipps ist das mit Sicherheit der am schwierigsten umzusetzende. Aber mit dem nötigen Willen ist er zu schaffen.
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Erledigt ist besser als perfekt

Perfektionismus ist einer der größten Zeitdiebe vieler Menschen. Klar, man möchte die Dinge gut machen – vielleicht sogar sehr gut. Aber perfekt ist in vielen Bereichen nicht notwendig.

  • Erledigen Sie Ihre Dinge einfach, gut und schnell und Sie werden besser dastehen, als jemand, der seine Dinge perfekt erledigt und dafür ewig benötigt.
  • Und was noch viel wichtiger ist, Sie werden sich besser dabei fühlen.
  • Sagen Sie sich dazu immer wieder den Satz „erledigt ist besser als perfekt“ vor –  und irgendwann werden Sie diese Einstellung übernommen haben.

Nie mehr aufschieben

  • Wenn Sie Arbeiten oder Aufgaben aufschieben, bedeutet das automatisch, dass sich der Rückstau immer weiter erhöht. Aufschieben heißt außerdem, den Kopf nicht frei zu haben.
  • Bedeutet, Sie sind gehemmt, weil Sie die aufgeschobene Arbeit immer im Hinterkopf haben und so nie 100 % produktiv und effizient arbeiten können.
  • Aus diesem Grund sollten Sie das Aufschieben unbedingt vermeiden.

Fazit für Ihr Selbstmanagement

  • Beherzigen Sie diese Zeitmanagement-Tipps und Sie werden innerhalb kürzester Zeit wesentlich mehr Freizeit zur Verfügung haben. Mehr freie Zeit für die wirklich wichtigen Dinge, wie zum Beispiel für Ihre Familie, Freunde, Sport, Hobbys und ähnliches.
  • Ich habe schon mit vielen Klienten gearbeitet und alle haben von diesen Zeitmanagement-Tipps profitiert. Sogar Wochenstunden im zweistelligem Bereich konnten dabei eingespart werden.
Sollten Sie weitere Zeitmanagement-Tipps haben oder einige dieser Zeitmanagement-Tipps schon getestet haben, freue ich mich auf Ihr Feedback. Hinterlassen Sie mir dazu einfach einen Kommentar.

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Diesen Rundbrief dürfen Sie weiterleiten. Vielleicht denken Sie ja gerade an jemanden, der sich darüber freuen würde. Ob Familie, Freundes-, Bekannten- oder Kollegenkreis, manchmal braucht es nur einen kleinen Impuls – und schon fällt es leichter, sich freie Zeit zu schaffen und alle Aufgaben zuverlässig zu erledigen.
Falls Ihnen dieser Rundbrief schon weitergeleitet wurde und Sie in Zukunft keinen verpassen möchten, können Sie ihn auf meiner Homepage kostenfrei bestellen.

Bis bald und genießen Sie Ihren Tag!

Ihre

bs-struktur
Beate Schulz
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